Mi GTD: De ThinkWasabi: "¿Cuánto te costará tu próxima reunión?"

Enviado por Fon a través de Google Reader:

¿Cuánto te costará tu próxima reunión?

vía ThinkWasabi de Berto Pena el 12/12/10

¿Conoces Meeting Ticker? Es una sencilla utilidad web que valora en dinero cuánto le cuesta a tu empresa o a ti la próxima reunión en la que vayas a despilfarrar tu tiempo. Pruébala. Porque la experiencia de empezar una reunión, ver cómo pasa el tiempo, y contemplar cómo sube la cantidad de dinero tirada a la basura, es una experiencia reveladora.

Reveladora porque primero sientes curiosidad. Luego incomodidad. Finalmente te escandalizas.

A la hora de hablar de Productividad en el trabajo las reuniones son de lejos uno de los puntos más sangrantes. Por lo general se convocan a la ligera, son largas, demasiado frecuentes, asiste demasiada gente y son el gesto favorito de las personas que quieren hacer ver que hacen algo. Posiblemente las mismas personas que tras un día con siete reuniones dirán: «Hoy he tenido un día muy productivo».

Las reuniones no valen para nada. Salvo que se concreten, de forma inmediata y muy precisa en acciones, no valen para nada salvo dar la sensación a los asistentes de que están haciendo algo. Lo peor, por supuesto, es la cantidad de tiempo, energía y atención que silenciosamente les roban. Día a día a lo largo de toda su vida profesional van pagando esa vergonzosa hipoteca. Porque mientras te reúnes, no haces.

Pero, como el Email o mover archivos por el disco duro, son de ese tipo de engañosas actividades del trabajo que nos dan la sensación de que conseguir avances. O incluso peor. Que las tenemos que hacer para hacer nuestro trabajo. Convertimos a la herramienta, a la utilidad (las reuniones, el Email…) que sirve para hacer nuestro trabajo, en el centro de nuestro trabajo. Elevamos a la categoría de "rey" algo que ni siquiera es "ministro".

No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones.

«Bien, pero ¿qué demonios hacer? ¡Si es imposible trabajar sin reuniones!» No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones. A partir de aquí, yo sólo te puedo contar mi punto de vista, apuntar alguna sugerencia y compartir contigo mi experiencia. La experiencia de un mal manager (sí, yo) que durante años despilfarró su propio tiempo y el de todo su equipo.

Si convocas tú las reuniones (eres directivo, manager, jefe de equipo…):

Decide si es absolutamente necesario convocar la reunión. Si puedes, cancélala, no la convoques. Busca otra forma alternativa de comunicar, organizar o acordar que sea más directa y respetuosa con el tiempo de todos.
Convoca sólo a las personas que explícitamente puedan aportar algo.
Decide por adelantado una duración máxima y sé inflexible. (Ten claro que a partir de 20 minutos es un despilfarro de dinero, tiempo, energía…)
Comunica por adelantado el porqué de la reunión. Su objetivo.
Exige puntualidad y cierra la puerta si alguien llega tarde.
Arranca Meeting Ticker.
Y luego acciones, acciones y acciones. Si eres capaz de traducir esa reunión en próximas tareas, tal vez no haya sido una completa pérdida de tiempo y dinero.
(Prueba a descubrir las reuniones de pie. En cinco minutos todos vais al grano y son igualmente —más— efectivas.)

Si te convocan a ti a las reuniones:

No aceptes ir porque sí o porque te lo han ordenado. Pregúntate si merece la pena que vayas, si de verdad tú vas a aportar algo (por tu puesto o cargo, conocimiento, experiencia…).
Antes de ir averigua: cuánto va a durar, qué temas trataréis y si tienes que preparar algún material o documento.
Sé puntual.
Háblale a tu jefe de Meeting Ticker y convéncele para que lo pruebe.
Aporta, sugiere, concreta. Si estás en la reunión es por algo.
Cuando salgas por la puerta ten muy clara tu próxima tarea-acción.

Si tienes hoy alguna reunión, prueba a utilizar Meeting Ticker para comprobar cuánto os costará. Sin saber cuánto durará ni cuántos asistiréis, seguro que será bastante.