Mi GTD: 25 ideas prácticas para trabajar en la oficina

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25 ideas prácticas para trabajar en la oficina

vía ThinkWasabi de Berto Pena el 15/11/10

Siempre que voy a una empresa o una organización a dar un seminario me encuentro con un problema similar: "Trabajar en esta oficina es un problema, no hay quien se concentre. Pasan las horas y no saco el trabajo adelante. Me falta tiempo".

Si lo piensas en frío 8 horas (que en teoría es lo que trabajamos) es una barbaridad de tiempo. Si pusiéramos sobre la mesa todo ese tiempo veríamos que hay de sobra para hacer nuestras tareas. Y mucho más. Así que, ¿dónde fallamos? Interrupciones, distracciones, mala utilización de los tiempos de trabajo, reuniones improductivas, malos hábitos digitales, pérdidas de tiempo online… La lista crece y crece.

El problema es que nos hemos hecho creer que toda la culpa la tiene nuestra oficina o nuestros compañeros. Nosotros poco o nada podemos hacer para mejorar nuestro rendimiento. Pues no, hay montones de gestos, trucos y técnicas que puedes poner en marcha para mejorar tu trabajo en la oficina (la mayoría valen para cualquier ocasión).

#1 No leas el Email a primera hora
Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte, hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.

#2 Pon un Inbox físico en tu mesa
Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día "procesas" y decides qué hacer con todo ese papeleo.

#3 Herramientas de captura siempre a mano
En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.

#4 "Arrincona" las tareas manuales
Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.

#5 Destina momentos para la actividad online
Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué "ventana" del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: "la última media hora de la mañana me dedicaré a todo eso".

#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.

#7 Pide concentración a los que te rodean
Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después de la oficina.

#8 "Arrincona" tus llamadas de teléfono
Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que hacer por adelantado. En lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego, más tarde, concentra todas las llamadas que puedas en el mismo tramo del día (por ejemplo 30 min.) y haz una ronda de llamadas.

#9 Reduce y limita tus salidas
Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para tratar cualquier tema es: "¿por qué no nos vemos y lo hablamos?". El teléfono, una videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de trabajo.

#10 Cuenta y comunica tus rutinas
Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado… Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El problema es que casi nadie hace esto.)

#11 Reduce y limita tus reuniones
Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable para hacérselo saber. Dejarte liar por cualquier reunión es nocivo a corto y largo plazo (porque luego siempre va a más).

#12 Prepara tus reuniones
Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de paseo al campo. Estás trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de qué se va a hablar C) Si tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten muy clara tu próxima tarea.

#15 Acuerda "periodos de silencio"
Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para organizar una cena de empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el trabajo? Podéis acordar tener periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad, donde TODOS podréis trabajar y rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo y necesitáis soluciones comunes a un mismo problema: ruido+interrupciones.

#16 Recopila información online antes
Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios… es normal capturar información de Internet. El problema es que ahí, las posibilidades de distraernos se multiplican por mil. Recopila toda la información que puedas antes de empezar a teclear y te costará mucho menos terminar ese documento.

#17 Antes de empezar revisa tu Planificación
Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para dos cosas: A) Asegurarte que lo que habías planificado para hoy es, en efecto, lo que debes hacer B) Visualizar el día que te espera y detectar las tareas más importantes. Es como el "trailer" de tu día de trabajo.

#18 Haz descansos frecuentes
Haz pausas y "descansos activos" entre tareas. Y eso significa hacer algo completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es descansar). Aléjate de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A partir de cierta hora no rindes más y mejor sino menos y peor. Hay que saber descansar bien para ofrecer calidad y agilidad.

#19 Utiliza la Técnica Pomodoro
Esta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado "festivo") o de manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.

#20 "No me pases llamadas, estoy fuera"
Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil, que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)

#21 Combate al interruptor
Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar, parlotear y no dar un palo al agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y expeditivo con ellos. Como te vean tibio o incluso interesado en sus chorradas, te utilizarán como público y no pararán de hacer visitas a tu mesa. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y hasta enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y sufrirás.

#22 Aprovecha la hora de la comida
Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.

#23 Utiliza las tareas de baja intensidad
Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor puedes echar mano de ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles al cabo. Algunos ejemplos que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote, actualizar mis filtros y reglas en Gmail, actualizar mis suscripciones en GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o guardar en PDF artículos de interés, etc.

#24 Planea el día siguiente por adelantado
Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de tareas que vas a hacer mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que hacer mañana y qué tareas son las más importantes. Hacer esa "foto" por adelantado te ayuda a empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico —créeme— hábito que animo a todo el mundo a practicar.)

#25 Antes de marchar "resetea" todo
Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa. Será como el ritual que te ayudará a "resetear" toda la actividad del día. Y al día siguiente, cuando llegues para empezar, la visión de una mesa despejada y limpia te transmitirá más calma que otra cosa. El caos es divertido pero no funciona.