GTD según Norman Forster

Fuente: Norman Forster Blog

Guía rápida
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El sistema consiste en una larga lista de todo lo que usted tiene que hacer, escrita en una libreta o cuaderno rayado (25-35 líneas por página es lo ideal). A medida que piense en nuevas tareas, añádalas al final de la lista. Se trabaja la lista una página a la vez de la siguiente manera:
1. Lea rápidamente todos los puntos de la página sin tomar acciones acerca de ninguno de ellos
2. Recorra la página más lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se destaque
3. Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee
4. Tache el punto de la lista y reescríbalo al final de la lista si no lo ha terminado
5. Continúe repasando la página del mismo modo. No pase a la siguiente página hasta completar una vuelta completa a la página actual sin que se destaque ningún punto
6. Pase a la página siguiente y repita el proceso
7. Si va a una página y ningún punto se destaca en la primera pasada, entonces todos los puntos pendientes de esa página se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la última página, en la cual todavía está añadiendo tareas). Use un resaltador para marcar los puntos descartados
8. Una vez que termine con la última página, comience de nuevo con la primera página que aún está activa. Cada uno de estos pasos se explica en más detalle a continuación, pero le sugiero que comience ya y lea el resto de las instrucciones luego. No olvide escribir “Leer el resto de las instrucciones” como una de sus tareas. No necesita un gran número de tareas para comenzar, simplemente añada las tareas cuando le vengan a la mente o cuando surjan.
Instrucciones completas
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A medida que piense en nuevas tareas, añádalas al final de la lista. Una de las características de este sistema es que le puede “lanzar” lo que sea. Le recomiendo que agregue todo lo que le venga a la mente sin tratar de evaluarlo. El propio sistema hará la evaluación.
Lea rápidamente todos los puntos de la página sin tomar acciones acerca de ningno de ellos. Una lectura rápida de la página le permite a su mente comenzar a procesar las tareas sin presión.
Recorra la página más lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se destaque. Este es el corazón del sistema. No trate de asignar prioridades a las tareas mentalmente – esto interferirá con el balance entre la parte intuitiva y la racional de su mente. En cambio, espere una sensación de liberación acerca de alguna tarea. Es difícil de describir pero fácil de reconocer. Usted simplemente siente que la tarea está lista para ser llevada a cabo. Si continúa recorriendo la página, es posible que se encuentre atraído de vuelta hacia esa tarea. Una vez que sienta esa sensación acerca de una tarea, toda la resistencia a hacerla desaparece, y se hace fácil de ejecutar.
Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee. No se obligue a continuar trabajando en la tarea por más tiempo del que sienta que es apropiado. Este sistema propicia el enfoque de “poco y frecuente”. Una vez que sienta que ha hecho suficiente, deténgase.
Tache el punto de la lista y reescríbalo al final de la lista si no lo ha terminado. De hecho, es mejor reescribir la tarea primero y luego tacharla porque así será menos probable que pierda su lugar en la lista, pero debo admitir que no soy muy bueno recordando hacerlo en ese orden. La reescritura de los puntos es una parte esencial del sistema. Usted debe reescribir todo lo que haga de forma recurrente (p. ej. correo electrónico, papeles, ejercicio), todo aquello en lo que aún esté trabajando (p. ej. el borrador de un artículo o informe), todo aquello que requiera seguimiento (p. ej. ¿Ya Mike ha respondido al mensaje?), y tareas prolongadas como leer un libro, revista, o publicación profesional. Usted también puede necesitar anotar los pasos siguientes o recordatorios de seguimiento. Yo encuentro que entre la mitad y dos tercios de mis tareas requieren ser reingresadas de una forma u otra.
Continúe repasando la página del mismo modo. No pase a la siguiente página hasta completar una vuelta completa a la página actual sin que se destaque ningún punto. El considerar cada página como una unidad le permite obtener el beneficio de la “postergación estructurada”, la cual se basa en el hecho de que la “postergación” es relativa. En otras palabras, cualquier tarea se hace fácil si se trata de escoger entre hacerla o hacer alguna tarea más difícil.
Pase a la página siguiente y repita el proceso. Puede ser que encuentre que recorre una una página muy rápidamente o que pasa un tiempo considerable trabajando en ella. De cualquier modo está bien — solo deje que el método de que “algo se destaque” lo guíe.
Si va a una página y ningún punto se destaca en la primera pasada, entonces todaos los puntos pendientes de esa página se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la última página, en la cual todavía está añadiendo tareas).
Use un resaltador para marcar los puntos descartados. Es aquí donde el sistema finalmente descarta todas las tareas que usted agregó sin evaluar, pero que el sistema ha filtrado y hallado sin mérito. Esto puede ocurrir muy rápidamente (por ejemplo si usted ha ingresado una larga de lista de libros que está pensando leer), pero más usualmente con bastante lentitud.
Por favor tome en serio la regla de no reingresar estas tareas. No quiere decir que nunca pueda reingresarlas, pero usted debe dejar transcurrir un cierto tiempo andtes de hacerlo y considerar cuidadosamente por qué fueron descartadas, si realmente es necesario hacerlas, si el momento es oportuno para hacerlas, si lo distraen de sus objetivos principales, y cualquier otro factor. Cuando usted decida reingresar un punto descartado, con frecuencia es mejor dividirlo o volver a redactarlo de otra manera.
El resaltar los puntos descartados lo ayudará a repasarlos fácilmente.
Recuerde que esta regla no aplica a la página en la cual aún está escribiendo tareas (es decir, la última página).
Una vez que termine con la última página, comience de nuevo con la primera página que aún está activa. Yo marco las páginas que ya no están activas con una cruz en la esquina externa superior de la página, y pongo un círculo alrededor de la cruz cuando ya no hay páginas activas antes de esa página. Esto facilita encontrar la primera página activa. Usted puede encontrar que el número de páginas activas varía considerablemente en el tiempo. Al momento de escribir tengo nueve, pero esto ha variado entre tres o cuatro hasta quince. Este sistema puede ser bastante adictivo (al menos es lo que yo he descubierto) así que puede ser una buena idea el definir horas estrictas de trabajo. Deténgase en seco cuando se le acabe el tiempo, y comience de nuevo en el mismo lugar cuando llegue el momento de comenzar de nuevo. ¡Admito que yo mismo no soy muy bueno siguiendo este consejo!

Las leyes de la simplicidad

De Infografistas:

1. Reducir: reducción razonada

2. Organizar: hace que más cosas parezcan menos

3. Tiempo: hay que hacer ahorrar tiempo

4. Aprender: el conocimiento lo hace todo más simple

5. Diferencias: la complejidad y la simplicidad se necesitan

6. Contexto: lo que está en el límite de la simplicidad también es importante

7. Emoción: Más emociones son mejores que menos

8. Confianza: en la simplicidad

9. Fracaso: hay cosas que no pueden simplificarse

1o. La única: quitar lo que es obvio y añadir lo importante