1. Recopilar. Lleva un cuaderno (o lo que te funcione) siempre encima, donde apuntas ideas, proyectos, tareas o cualquier información que se te venga a la cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a la oficina o tu casa vacíalo en tu bandeja de entrada y lista de tareas.
2. Procesar. Toma decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no la dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada, al menos, una vez al día (correo, mensajes-grabaciones de voz, bandeja física, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba a abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si te lleva menos de dos minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas, calendaio o agenda para hacerlo después.
3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 tareas (TMI) de cosas que quieres hacer. Haz esta lista a primera hora, para quitártelas de enmedio pronto y asegurarse de que están hechas al acabar el día. Cuando las termines, acude a tu lista de nuevo.
4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes centrarte en una tarea y no cesar hasta su conclusión. Primero elimina todas las distracciones: correo, internet, teléfono,..., limpia y ten ordenado tu espacio de trabajo. Céntrate en la tarea y si te interrumpen, anótalo y continua con la tarea. No intentes la multitarea.
5. Manten un sistema simple. Mantén listas simples y miralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, en casa, llamadas. ZTD aconseja un sistema lo más sencillo posible para evitar que pases demasiado tiempo manteniendo el sistema de organización y que te centres en ejecutar.
6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de enrada. De aquí a la lista de tareas, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen en lugar de apilarlas para resolverla o más tarde.
7. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal consiste en revisar los objetivos anuales y en qué se han cumplido esa semana y qué habría que hacer la semana que viene. Una vez al mes y otra al año para completar todas las revisiones.
8. Simplifica. Reduce tus objetos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas puedes sobrecargarte con facilidad y quedar descentrado para realizar las TMI. El ZTD propone revisar los Proyectos y Tareas para ver si se pueden simplificar.
9. Crea rutinas. Por ejemplo, por la mañana: mirar calendario-agenda, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día.
10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasiones. Este puede ser el último hábito, pero es el más importante.
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