GTD según Norman Forster

Fuente: Norman Forster Blog

Guía rápida
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El sistema consiste en una larga lista de todo lo que usted tiene que hacer, escrita en una libreta o cuaderno rayado (25-35 líneas por página es lo ideal). A medida que piense en nuevas tareas, añádalas al final de la lista. Se trabaja la lista una página a la vez de la siguiente manera:
1. Lea rápidamente todos los puntos de la página sin tomar acciones acerca de ninguno de ellos
2. Recorra la página más lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se destaque
3. Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee
4. Tache el punto de la lista y reescríbalo al final de la lista si no lo ha terminado
5. Continúe repasando la página del mismo modo. No pase a la siguiente página hasta completar una vuelta completa a la página actual sin que se destaque ningún punto
6. Pase a la página siguiente y repita el proceso
7. Si va a una página y ningún punto se destaca en la primera pasada, entonces todos los puntos pendientes de esa página se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la última página, en la cual todavía está añadiendo tareas). Use un resaltador para marcar los puntos descartados
8. Una vez que termine con la última página, comience de nuevo con la primera página que aún está activa. Cada uno de estos pasos se explica en más detalle a continuación, pero le sugiero que comience ya y lea el resto de las instrucciones luego. No olvide escribir “Leer el resto de las instrucciones” como una de sus tareas. No necesita un gran número de tareas para comenzar, simplemente añada las tareas cuando le vengan a la mente o cuando surjan.
Instrucciones completas
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A medida que piense en nuevas tareas, añádalas al final de la lista. Una de las características de este sistema es que le puede “lanzar” lo que sea. Le recomiendo que agregue todo lo que le venga a la mente sin tratar de evaluarlo. El propio sistema hará la evaluación.
Lea rápidamente todos los puntos de la página sin tomar acciones acerca de ningno de ellos. Una lectura rápida de la página le permite a su mente comenzar a procesar las tareas sin presión.
Recorra la página más lentamente mirando en orden cada punto hasta que alguno se destaque. Este es el corazón del sistema. No trate de asignar prioridades a las tareas mentalmente – esto interferirá con el balance entre la parte intuitiva y la racional de su mente. En cambio, espere una sensación de liberación acerca de alguna tarea. Es difícil de describir pero fácil de reconocer. Usted simplemente siente que la tarea está lista para ser llevada a cabo. Si continúa recorriendo la página, es posible que se encuentre atraído de vuelta hacia esa tarea. Una vez que sienta esa sensación acerca de una tarea, toda la resistencia a hacerla desaparece, y se hace fácil de ejecutar.
Trabaje en esa tarea durante el tiempo que desee. No se obligue a continuar trabajando en la tarea por más tiempo del que sienta que es apropiado. Este sistema propicia el enfoque de “poco y frecuente”. Una vez que sienta que ha hecho suficiente, deténgase.
Tache el punto de la lista y reescríbalo al final de la lista si no lo ha terminado. De hecho, es mejor reescribir la tarea primero y luego tacharla porque así será menos probable que pierda su lugar en la lista, pero debo admitir que no soy muy bueno recordando hacerlo en ese orden. La reescritura de los puntos es una parte esencial del sistema. Usted debe reescribir todo lo que haga de forma recurrente (p. ej. correo electrónico, papeles, ejercicio), todo aquello en lo que aún esté trabajando (p. ej. el borrador de un artículo o informe), todo aquello que requiera seguimiento (p. ej. ¿Ya Mike ha respondido al mensaje?), y tareas prolongadas como leer un libro, revista, o publicación profesional. Usted también puede necesitar anotar los pasos siguientes o recordatorios de seguimiento. Yo encuentro que entre la mitad y dos tercios de mis tareas requieren ser reingresadas de una forma u otra.
Continúe repasando la página del mismo modo. No pase a la siguiente página hasta completar una vuelta completa a la página actual sin que se destaque ningún punto. El considerar cada página como una unidad le permite obtener el beneficio de la “postergación estructurada”, la cual se basa en el hecho de que la “postergación” es relativa. En otras palabras, cualquier tarea se hace fácil si se trata de escoger entre hacerla o hacer alguna tarea más difícil.
Pase a la página siguiente y repita el proceso. Puede ser que encuentre que recorre una una página muy rápidamente o que pasa un tiempo considerable trabajando en ella. De cualquier modo está bien — solo deje que el método de que “algo se destaque” lo guíe.
Si va a una página y ningún punto se destaca en la primera pasada, entonces todaos los puntos pendientes de esa página se descartan sin reescribirlos. (N.B. Esto no aplica a la última página, en la cual todavía está añadiendo tareas).
Use un resaltador para marcar los puntos descartados. Es aquí donde el sistema finalmente descarta todas las tareas que usted agregó sin evaluar, pero que el sistema ha filtrado y hallado sin mérito. Esto puede ocurrir muy rápidamente (por ejemplo si usted ha ingresado una larga de lista de libros que está pensando leer), pero más usualmente con bastante lentitud.
Por favor tome en serio la regla de no reingresar estas tareas. No quiere decir que nunca pueda reingresarlas, pero usted debe dejar transcurrir un cierto tiempo andtes de hacerlo y considerar cuidadosamente por qué fueron descartadas, si realmente es necesario hacerlas, si el momento es oportuno para hacerlas, si lo distraen de sus objetivos principales, y cualquier otro factor. Cuando usted decida reingresar un punto descartado, con frecuencia es mejor dividirlo o volver a redactarlo de otra manera.
El resaltar los puntos descartados lo ayudará a repasarlos fácilmente.
Recuerde que esta regla no aplica a la página en la cual aún está escribiendo tareas (es decir, la última página).
Una vez que termine con la última página, comience de nuevo con la primera página que aún está activa. Yo marco las páginas que ya no están activas con una cruz en la esquina externa superior de la página, y pongo un círculo alrededor de la cruz cuando ya no hay páginas activas antes de esa página. Esto facilita encontrar la primera página activa. Usted puede encontrar que el número de páginas activas varía considerablemente en el tiempo. Al momento de escribir tengo nueve, pero esto ha variado entre tres o cuatro hasta quince. Este sistema puede ser bastante adictivo (al menos es lo que yo he descubierto) así que puede ser una buena idea el definir horas estrictas de trabajo. Deténgase en seco cuando se le acabe el tiempo, y comience de nuevo en el mismo lugar cuando llegue el momento de comenzar de nuevo. ¡Admito que yo mismo no soy muy bueno siguiendo este consejo!

Las leyes de la simplicidad

De Infografistas:

1. Reducir: reducción razonada

2. Organizar: hace que más cosas parezcan menos

3. Tiempo: hay que hacer ahorrar tiempo

4. Aprender: el conocimiento lo hace todo más simple

5. Diferencias: la complejidad y la simplicidad se necesitan

6. Contexto: lo que está en el límite de la simplicidad también es importante

7. Emoción: Más emociones son mejores que menos

8. Confianza: en la simplicidad

9. Fracaso: hay cosas que no pueden simplificarse

1o. La única: quitar lo que es obvio y añadir lo importante

Razones por las que apuntar

• Los objetivos en escrito los hacen más importantes. Ayudan a reafirmarte en ese objetivo.
• Descarga tu RAM mental
• Facilita el registro de lo que estabas pensando
• Puedes revisar tus apuntes y comparar con nuevas comprensiones que has adquirido
• Mejora el enfoque a largo plazo de lo que es importante
  

El manifiesto educativo

De "Crimentales"

- Necesidad e importancia del juego. Al no permitir que los niños jueguen les hacemos creer que jugar es malo. Eso les hace creer que sus instintos naturales y ellos mismos son malos.

- Miedo y represión. A los niños se les amenaza constante y energéticamente con que, si no estudian y no aprueban, no van a ser nada el día de mañana. Desde muy pequeños les estamos implementando toda clase de miedos para que obedezcan.

- Humor. La salud mental del niño es directamente proporcional a lo bien que se lo pasa y cuanto disfruta de la vida.

- Energía. Los niños se hacen vagos en la medida en que de forma continuada les obligamos a inhibir y reprimir sus energías, y esto solemos hacerlo de tres maneras entrelazadas entre si: la primera es no dejándole jugar, la segunda es obligándole a estudiar cosas que no quiere estudiar y la terera es impidiéndoles aprender lo que ellos quieren aprender.

- Tiempo. Agobiar a los estudiantes con asignaturas, teorías y materias, poniendo plazos y fechas fijos para que se examinen y aprendan es la obra de un demente.

- Exámenes. Fomentar en los niños la idea de competitividad es fomentar la idea artificial de que unos estan destinados a ganar y otros a perder.

- Teoría y práctica. Para los niños la práctica es anterior a la teoría. Los niños aprenden las cosas practicando con ellas.

La revisión semanal

De "El Inconformista"

La revisión semanal es conseguir la calma interior y confiar en tu
sistema de organización.

a. Recolectar todas las notas y apuntes para su procesamiento posterior
b. Repasar el calendario de la semana anterior para comprobar que no ha
quedado ningún cabo suelto.
c. Repasar el calendario de la semana siguiente para poder prepararse
con antelación para futuros eventos o reuniones.
d. Repasar la lista de proyectos
e. Revisar la lista "en espera" para poder relcamar algún asunto
f. Revisar la lista "algún día/quizá" para añadir cosas a la lista de
próximas acciones si lo fuera necesario.

Es el momento para la reflexión y la planificación.

Trucos de productividad para escritores

De El Inconformista.

1. Ten la mente clara. Escribir es un ejercicio creativo que se beneficia de una mente clara. Cuando escribas concéntrate en escribir y nada más. Guarda tiempo para escribir y en ese tiempo evita otras distracciones.

2. Empieza en cualquier punto.

3. Acumula ideas. Un artículo se hace fácil de escribir si tenemos a mano un buen título, siete puntos principales, conocer el tema relativamente bien, escribir desde la experiebncia.

4. Escribe en situaciones insospechadas: aprovecha ratos muertos en desplazamientos, esperas,...

ZTD en cuatro pasos

1. Cuaderno de notas
2. Listado de tareas
3. 3 tareas al día de un listado (TMI)
4. Tomar decisiones rápidas y simplificar

ZTD: Zen To Done

De ZenHabits

1. Recopilar. Lleva un cuaderno (o lo que te funcione) siempre encima, donde apuntas ideas, proyectos, tareas o cualquier información que se te venga a la cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a la oficina o tu casa vacíalo en tu bandeja de entrada y lista de tareas.

2. Procesar. Toma decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no la dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada, al menos, una vez al día (correo, mensajes-grabaciones de voz, bandeja física, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba a abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si te lleva menos de dos minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas, calendaio o agenda para hacerlo después.

3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 tareas (TMI) de cosas que quieres hacer. Haz esta lista a primera hora, para quitártelas de enmedio pronto y asegurarse de que están hechas al acabar el día. Cuando las termines, acude a tu lista de nuevo.

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes centrarte en una tarea y no cesar hasta su conclusión. Primero elimina todas las distracciones: correo, internet, teléfono,..., limpia y ten ordenado tu espacio de trabajo. Céntrate en la tarea y si te interrumpen, anótalo y continua con la tarea. No intentes la multitarea.

5. Manten un sistema simple. Mantén listas simples y miralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, en casa, llamadas. ZTD aconseja un sistema lo más sencillo posible para evitar que pases demasiado tiempo manteniendo el sistema de organización y que te centres en ejecutar.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de enrada. De aquí a la lista de tareas, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen en lugar de apilarlas para resolverla o más tarde.

7. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal consiste en revisar los objetivos anuales y en qué se han cumplido esa semana y qué habría que hacer la semana que viene. Una vez al mes y otra al año para completar todas las revisiones.

8. Simplifica. Reduce tus objetos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas puedes sobrecargarte con facilidad y quedar descentrado para realizar las TMI. El ZTD propone revisar los Proyectos y Tareas para ver si se pueden simplificar.

9. Crea rutinas. Por ejemplo, por la mañana: mirar calendario-agenda, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día.

10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasiones. Este puede ser el último hábito, pero es el más importante.