Los 20 primeros minutos

- Define cuál es tu prioridad nº 1 para el día

- Actualiza el sistema de seguimiento GTD

- Revisa tu agenda para hoy

- Planifica los temas a tratar en cada reunión

- Ver la agenda del resto de la semana

Razones por las que apuntar cosas

No recuerdo dónde lo leí, con lo que no seguí los consejos -no apunté la referencia-; me autoflagelo :-)

- Los objetivos en "escrito" los hacen más importante. Ayuda a reafirmarte en el objetivo.

- Descarga tu RAM cerebral

- Facilita el registro de lo que estabas pensando

- Puedes revisar tus apuntes y comparar las nuevas compresiones que has adquirido

- Mejora el enfoque a largo plazo de lo que es importante

Reuniones

Enviado por Fon a través de Google Reader:

Breve manual para organizar tus reuniones

vía Marca la diferencia de Ruben el 25/07/11

Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios  que no deberíamos perder de vista:

1. Optimizar el número de reuniones.

Una reunión tiene un elevadísimo coste para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

2. Optimizar la duración de las reuniones.

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la mismo. Esto aplica especialmente a los "jefes".

4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.

La redacción del acta de reunión es fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se convierta en papel mojado.

Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.
a) Antes de la reunión.

a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es "inevitable". Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.

Si la reunión es de tipo "seguimiento" y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas desde ese momento.

No obstante, se hace necesario un "balance de situación".

a.3 – Elaborar el orden del día.

Un orden del día se compone básicamente de:

- Los puntos a tratar en la reunión.

- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.

- El tiempo dedicado a cada punto.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.

Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión si las hay.

Es muy conveniente incluir en el orden del día diez o quince minutos al final del mismo para cerrar conclusiones y acciones pendientes.

Si soy el responsable de redactar el acta de la reunión (algo normal en el convocante) me suelo reservar un tiempo en mi calendario para redactar la misma ya desde este preciso instante. Habitualmente basta con una media hora ya que se tratará de pasar a limpio las notas que he tomado en la reunión, especialmente en esos quince últimos minutos.

a.4 – Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta.

Ya lo hemos anticipado antes. Es crucial diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

a.5 Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente.

Si vas a discutir un informe adjúntalo en la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones pendientes forman parte también de la misma.

El plazo con el que convoques una reunión es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La antelación mínima son 24h. Tampoco conviene convocar con demasiada antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión hasta el último momento. Al final acabarán leyéndose el informe en el camino a la reunión.

Te aconsejo que no imprimas el material y lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la lectura y preparación del mismo.

b) Durante la reunión.

b.1 – Cuidar la puntualidad.

Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy probable que la reunión acabe siendo un desastre.

Por otro lado es conveniente establecer un tiempo máximo de espera. Si transcurrido ese periodo no están los asistentes necesarios cancela la reunión.

No siempre es tan sencillo; a veces la sala está ocupada por jefes o personal visitante o la que llega tarde es el gerente de tu empresa…No te cortes y, educadamente, recrimina a quien sea su informalidad.  ¿Para qué sirve un sistema de reservas si nadie lo cumple? ¿Para que preparas una reunión si va a ser dinamitada por una endémica falta de organización (que linda con la falta de respeto)? ¡Lucha por lo tuyo!

b.2- Mantener el orden del día.

El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador de la misma su principal objetivo es que la reunión sea útil. Eso supone:

- Tratar todos los puntos previstos.

- Acordar conclusiones por parte del grupo.

- Determinar las acciones a llevar a cabo.

Es conveniente limitar el nº de portátiles, PDAs, etc para evitar distracciones. Lo ideal es que sólo exista el portátil del organizador o de quién este redactando el acta (se puede hacer durante la propia reunión si tienes la práctica suficiente).

c) Tras la reunión.

c.1 – Elaborar el acta de la reunión.

Normalmente las empresas utilizan plantillas de actas de reunión. Se trata de pasar a limpio tus notas de reunión sobre este elemento.

A fuerza de ser pesado, céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo.

Si como te decía en el punto a.3 te has reservado un tiempo para la redacción del acta estarás haciendo esto prácticamente acabada la reunión. Demorar esta labor burocrática (algo muy frecuente) conlleva que para cuando seamos capaces de enviar el acta ya no tenga ninguna utilidad la información contenida en la misma.

Incluye las acciones a llevar a cabo en tu sistema GTD y síguelas. Dales vida ya mismo.

c.2) Enviar el acta.

Envía el acta a todos los que así lo hayas determinado en el punto a.4.

 Organizar reuniones y ser capaz de llevarlas a buen puerto es todo un pequeño arte. Espero que el material aquí citado te ayude en este cometido.

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ThinkWasabi: Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante”

Enviado por Fon a través de Google Reader:

Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante”

vía ThinkWasabi de Berto Pena el 4/07/11

autor: R.Labuschagne

¿Alguna vez te ha tocado una tarea que te ha llevado varias horas, toda la mañana o incluso todo un día? Esas tareas de gran tamaño, las "Tareas Elefante", son muy especiales y suponen todo un reto en tu trabajo. En realidad son tareas con trampa, porque encierran a su vez otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.
Recientemente traté las Tareas Elefante en mi Curso de Productividad Online. Y me apetecía escribir sobre ellas en el blog, para todo el mundo. Porque todos tenemos que hacerlas en algún momento, y porque creemos (erróneamente) que son "tareas". Cuando en realidad son miniproyectos. Comparto contigo un puñado de ideas que, tal vez, puedan ayudarte la próxima vez que te enfrentes a una tarea que te llevará unas cuantas horas.

Haz un análisis en papel

Los Mapas Mentales son un recurso muy eficaz cuando quieres estudiar, comprender y organizar el volumen de trabajo que tienes por delante. Tomar una hoja de papel y un lápiz y trazar un mapa mental no te llevará más de 3-5 minutos y este primer paso te ayudará a que los siguientes vayan en la dirección correcta.
Yo, cuando me molesto en dibujar este pequeño diagrama lo hago mejor. Pero mucho mejor. Y al contrario, cuando intento analizar estas tareas y despiezarlas mentalmente, suelo calcular mal y la cago. Porque mentalmente no alcanzo a ver todo el trabajo en conjunto y entender bien todo lo que hay por delante.

Divide y Trocea en partes

En el blog he escrito sobre la fabulosa Técnica de Dividir y Trocear. Si hay un momento bueno para desempolvarla y ponerla en práctica, es a la hora de enfrentarte a una Tarea Elefante.
El hecho (previo) de haber representado visualmente, sobre el papel o una pizarra, todo el trabajo que hay por delante, te ayudará una barbaridad a trocear, dividir y despiezar esa gran tarea en otras muchas. Así que, como si en tu mano tuvieras unas tijeras virtuales, el segundo paso consiste en trocear la gran tarea en partes. En etapas, fases, escalones.

Identifica las partes clave

Todos los pasos son importantes pero el tercero en concreto para mí es importantísimo. En ese ejercicio previo de analizar y comprender la tarea, es crucial detectar los puntos fuertes, las partes más delicadas, las Tareas Clave dentro de esa tarea.
Imagina cualquiera de estas dos tareas y fíjate en lo distintas que son algunas de las partes en términos de exigencia para ti…

• Preparar un Informe-Análisis: dentro de esa tarea tendrás que recopilar información que tienes en varias carpetas y papeles, ir a varias webs y bucear entre sus datos, redactar un texto en el que presentas conclusiones y propones nuevos pasos.
• Preparar una Presentación: dentro de esa tarea tendrás que buscar iconos y fotografías para utilizar en tus transparencias, pensar creativamente para exponer visualmente una idea compleja, encontrar las palabras con las que quieres empezar y terminar tu charla.

Son sólo dos sencillos apuntes pero creo que te haces una idea. Dentro de esa Tarea Elefante cada parte es distinta, tiene más o menos impacto, exige más o menos de ti. Habrá partes que tengas que cuidar más, que situar en tus horas más productivas, que proteger de distracciones e interrupciones. Y otras no tanto, porque sean más mecánicas o de baja intensidad.
Las Tareas Elefante son tareas con trampa, porque encierran otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.

Distribuye las partes con inteligencia

Este paso es consecuencia directa del anterior. Toda vez que tienes identificada la naturaleza de cada parte de la tarea, te resultará más sencillo repartirlas a lo largo de las próximas horas, la mañana o todo el día que exija esa tarea. No es lo mismo hacer la parte creativa al comienzo del día, cuando estás más fresco e inspirado, que después de comer con el sopor de la tarde/digestión.
De este modo, puedo acordar conmigo organizarme así: «Empezaré con la parte de escribir, la más creativa. La haré nada más empezar, que es cuando más despejado estoy. El tema de fotos y maquetación lo puedo hacer hacia el final de la mañana…». Y así con cada una de las partes. Elegir el mejor momento, la mejor hora, para cada una de esas partes, resulta clave para terminarla bien.

¿Y el resto de tareas?

Evidentemente no sólo tendrás que hacer esa tarea. Sino compaginarla con otras y variadas (Email, llamadas, tareas complementarias…). El hecho de esquematizar, dividir, trocear e identificar las partes clave y menores, te permitirá organizar el día (o los días) con mucha más facilidad. Y así podrás distribuir todas las piezas sobre el tablero con más criterio. De lo contrario, improvisarás y terminarás haciendo una chapuza (eso es, al menos, lo que me ocurre a mí.)
Hacer esta mini-planificación (rápida, no estoy hablando de más de 10-12 minutos) te ayudará a hacer antes y mejor esas Tareas Elefante. Porque hay que dar con la forma de compaginarlas con otras cosas, garantizar que las haces bien de principio a fin y, sobre todo, que no descuidas las partes más importantes. Y eso ciertamente es difícil cuando duran varias horas y tu concentración y energía van poco a poco hacia abajo.

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Mi sistema de productividad (en revisión)

Utilizo Outlook como elemento central y herramienta principal de gestión del Sistema.

1. Recopilar

Utilizo varias:

Bandejas de entrada físicas (en casa y en oficina)
Bandeja de entrada Outlook (para correo electrónico)
Secundariamente uso una Carpeta Descargas (en PC) para las descargas de la red

A estas carpeta irá a parar cualquier papel u objeto que implique un trabajo por hacer.

Junto al PC siempre tengo papel para tomas notas que se incorporarán a la bandeja de entrada inmediatamente.

2. Procesar

Voy creando tareas en Outlook asignándole a cada una: categoría, seguimiento y periodicidad (si la hubiera)

Las categorías solo se ven en el equipo concreto en el que doy de alta la tarea. Aún no he conseguido que se mantengan de uno a otro cuando sincronizo a través del móvil.
Con el seguimiento establezco las fechas de inicio o vencimiento.

Para la gestión de las tareas estoy siguiendo a Autofocus, pero no termina de convencerme