GTD: La revisión semanal

 

 

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GTD: La revisión semanal

vía Du Tudú: GTD y productividad personal de Dani el 17/10/10

GTD: La revisión semanal

La revisión semanal es aquella que hacemos desde un punto de vista más amplio que la revisión continua. Si la revisión continua nos sirve para actuar en el momento con la tranquilidad de que nuestras acciones nos van a llevar a nuestros objetivos, la revisión semanal busca la confianza en nuestro sistema en otro nivel.

Tiene dos objetivos principales. Por un lado, nos pasamos los días con prisas, tomando decisiones bajo presión, sin tiempo a pensar en lo que estamos haciendo, porque el ritmo de lo que pasa a nuestro alrededor nos absorbe. Durante la revisión semanal nos reservamos un tiempo para pensar con calma en todas las acciones y proyectos, y aquello que nos ha sucedido durante la semana.

Por otro lado, comprobamos que las próximas acciones y los proyectos que tenemos en marcha sean coherentes (es decir, no tenemos acciones de proyectos cerrados, y no tenemos proyectos abiertos sin acciones definidas), y revisamos que tanto los proyectos como las próximas acciones estén al servicio de nuestros objetivos. Esto, y vaciar la mente de todo lo que aún estemos reteniendo ahí, nos dará una confianza extra sobre nuestro sistema complementaria a la de las revisiones continuas.

La lista de control para realizar una revisión semanal es:

• Recopila cosas sueltas. Pon en tu bandeja de entrada todas las notas sueltas que tengas, anotaciones de reuniones que has tenido durante la semana, 'post-it' que has acumulado, tarjetas de visita, facturas o tickets de caja, etc. Esto no se limita al papel, pon en la bandeja también pendrives USB o tarjetas de memoria que estén pendientes de revisar y cualquier cosa que esté fuera de su sitio porque no has tomado ninguna decisión al respecto. Busca también notas en tu bolso, en tu cartera, en tu teléfono móvil. No queremos que nos quede ningún fragmento de información sin procesar en ningún rincón.
• Procesa tus notas. Es el momento de procesar todas las notas que has recopilado, pero de una forma muy consciente. En la revisión semanal estamos pensando a otro nivel: hemos de ser unos 'ninjas' del procesado y ser capaces de juntar acciones y proyectos, notas, ideas, recuerdos de las reuniones y conversaciones que hemos tenido esta semana, y nuestros objetivos. Hemos de juntar todas estas cosas y saber cruzar toda esta información para tomar decisiones sobre qué es lo más importante, cuáles son los proyectos que debemos llevar a cabo y qué próximas acciones vamos a hacer durante los próximos días.Por eso, procesa tu bandeja a conciencia; revisa todas las notas que hayas tomado en tu agenda, revisa las listas de 'Algún día/tal vez' y las de 'A la espera'. Procesa cualquier idea o recuerdo que tenga que ver con tus proyectos. Organiza tu material 'Para leer'.
• Citas previas. Repasa en tu calendario las citas que has tenido estos días atrás. Busca llamadas y reuniones que hayas hecho, y recuerda qué es lo que hablaste en ellas. Toda esa información tiene que entrar en el juego de cruzar la información y tomar decisiones. Recuerda si te comprometiste a algo y has de apuntar próximas acciones. Busca elementos pendientes. Archiva los datos obtenidos y asegúrate de cerrar la revisión con la agenda de esta semana cerrada.
• Citas futuras. Echa un vistazo al calendario de los próximos días, semanas y meses. ¿Tienes la próxima semana alguna reunión? Quizá debas preparar algo de material o enviar el orden del día a los participantes. Anota estas próximas acciones que se te ocurren relacionadas con las citas futuras. De la misma forma, revisa los eventos a largo plazo; si por ejemplo son fechas de entrega de un proyecto muy grande tendrías que estar tomando acciones desde ahora.
• Vacía la mente. Pon por escrito todo lo que se te ocurra. Organízalo según sean las ideas: anótalo en el contexto correspondiente de tus próximas acciones, en la lista de 'Algún día/tal vez', en la lista de cosas que están 'A la espera' de otra persona, o quizá agrupar varias acciones en un proyecto común, etc.
• Revisa los proyectos. Repasa tu lista de proyectos y comprueba cuáles son válidos o cuales ya no tienen sentido y se deben abandonar. Comprueba también si has conseguido con cada uno el objetivo que te proponías y si por tanto es el momento de darlo por cerrado. Echa un vistazo dentro de cada uno de ellos y verifica si hay alguna próxima acción más que puedas definir. Compáralos también con las listas de próximas acciones y asegúrate que todos los proyectos abiertos tienen alguna próxima acción en las listas; de lo contrario tendrías un proyecto estancado.
• Revisa las listas de próximas acciones. Tacha acciones que ya estén hechas. Busca recordatorios de acciones y anótalas en la lista correspondiente.
• Revisa la lista 'A la espera'. Revisa lo que esté a la espera y hazle un seguimiento adecuado según convenga.
• Revisa las listas de control. Revisa si hay algo en tus listas de control que deberías haber hecho y no has hecho todavía.
• Revisa la lista de 'Algún día/tal vez'. Comprueba si hay algún proyecto que haya pasado a estar activo y muévelo a la lista de proyectos. Revisa si es el momento adecuado para empezar algún otro proyecto de esta lista. Borra los elementos que ya no tengan interés.
• Revisa el material de apoyo. Comprueba que tengas actualizada toda la información sobre los proyectos, elimina aquél material desfasado o inútil.
• Sé creativo y valiente. ¿Tienes alguna idea creativa, provocadora y arriesgada que meter en tu sistema?

Fotografía: Sparks Fly, de Axel-D

Artículo original de Daniel Aguayo en Du Tudú.

 

 

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GTD: La revisión diaria

 

 

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GTD: La revisión diaria

vía Du Tudú: GTD y productividad personal de Dani el 10/10/10

GTD: La revisión diaria

La revisión continua era aquella revisión que hacemos con mucha frecuencia para mantener el sistema a punto, para lo que necesitamos en el día a día. Haciendo esto podemos mantener la confianza en el sistema. Esta revisión se hace 'tan frecuentemente como necesitemos'.

Para los que nos gustan que nos den pautas más específicas, podemos hacer una versión de la revisión continua cada tarde-noche al llegar a casa, y convertirlo así en el hábito de la revisión diaria.

Los pasos para una revisión diaria son:

1. Revisar las listas de acciones y el calendario de hoy: nos vamos a asegurar de que cerramos bien la jornada, para conservar la confianza en lo que hacemos y no dejarnos ningún cabo por atar. Al revisar las listas y el calendario vamos a:
   • Asegurarnos de que hemos hecho todo lo que teníamos que hacer hoy. ¿Hay alguna acción que se tenía que realizar hoy específicamente (de las que apuntamos en el calendario) que aún no hayamos hecho? ¿Alguna otra acción que tuviéramos pensado hacer hoy y aún estemos a tiempo? Ahora es un buen momento para hacerlas y tacharlas de la lista.
   • Temas domésticos. Ya que estamos en casa, podemos mirar las acciones del contexto adecuado por si podemos hacer alguna, o quizá atender a otras tareas domésticas que no solemos apuntar.
   • Asuntos pendientes con mi familia. ¿Hay algún asunto que deba tratar con mi pareja o compañeros de piso?
2. Revisar el calendario del día siguiente: esto nos dará una visión de cómo discurrirá el día, porque veremos qué citas tenemos y los huecos que tenemos entre ellas.Para acabar de preparar el día podemos revisar las listas de próximas acciones por contexto, para saber con qué rellenar los huecos del día que no tenemos asignados a nada concreto. En este momento podemos escoger las acciones más importantes para darles preferencia.
3. Capturar lo que se nos pase por la cabeza, así liberamos la mente al máximo y nos preparamos para descansar.

Como vemos, es una revisión continua que sigue revisando el calendario y las listas de próximas acciones, pero con pasos específicos que nos ayudan a cerrar el día que acaba y preparar de la mejor forma el día siguiente. De esta forma, podemos descansar tranquilos sabiendo que no nos hemos olvidado hoy de nada, y que mañana no encontraremos ninguna sorpresa.

Fotografía: Today is April 26th, por  Howdy, I'm H. Michael Karshis

Artículo original de Daniel Aguayo en Du Tudú.

 

 

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De ThinkWasabi: "¿Cuánto te costará tu próxima reunión?"

 

 

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¿Cuánto te costará tu próxima reunión?

vía ThinkWasabi de Berto Pena el 12/12/10

autor: adactio

¿Conoces Meeting Ticker? Es una sencilla utilidad web que valora en dinero cuánto le cuesta a tu empresa o a ti la próxima reunión en la que vayas a despilfarrar tu tiempo. Pruébala. Porque la experiencia de empezar una reunión, ver cómo pasa el tiempo, y contemplar cómo sube la cantidad de dinero tirada a la basura, es una experiencia reveladora.

Reveladora porque primero sientes curiosidad. Luego incomodidad. Finalmente te escandalizas.

A la hora de hablar de Productividad en el trabajo las reuniones son de lejos uno de los puntos más sangrantes. Por lo general se convocan a la ligera, son largas, demasiado frecuentes, asiste demasiada gente y son el gesto favorito de las personas que quieren hacer ver que hacen algo. Posiblemente las mismas personas que tras un día con siete reuniones dirán: «Hoy he tenido un día muy productivo».

Las reuniones no valen para nada. Salvo que se concreten, de forma inmediata y muy precisa en acciones, no valen para nada salvo dar la sensación a los asistentes de que están haciendo algo. Lo peor, por supuesto, es la cantidad de tiempo, energía y atención que silenciosamente les roban. Día a día a lo largo de toda su vida profesional van pagando esa vergonzosa hipoteca. Porque mientras te reúnes, no haces.

Pero, como el Email o mover archivos por el disco duro, son de ese tipo de engañosas actividades del trabajo que nos dan la sensación de que conseguir avances. O incluso peor. Que las tenemos que hacer para hacer nuestro trabajo. Convertimos a la herramienta, a la utilidad (las reuniones, el Email…) que sirve para hacer nuestro trabajo, en el centro de nuestro trabajo. Elevamos a la categoría de "rey" algo que ni siquiera es "ministro".

No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones.

«Bien, pero ¿qué demonios hacer? ¡Si es imposible trabajar sin reuniones!» No sé si puede trabajar sin reuniones. Pero sí sé que se puede trabajar sin la mayoría de las reuniones. A partir de aquí, yo sólo te puedo contar mi punto de vista, apuntar alguna sugerencia y compartir contigo mi experiencia. La experiencia de un mal manager (sí, yo) que durante años despilfarró su propio tiempo y el de todo su equipo.

Si convocas tú las reuniones (eres directivo, manager, jefe de equipo…):

1. Decide si es absolutamente necesario convocar la reunión. Si puedes, cancélala, no la convoques. Busca otra forma alternativa de comunicar, organizar o acordar que sea más directa y respetuosa con el tiempo de todos.
2. Convoca sólo a las personas que explícitamente puedan aportar algo.
3. Decide por adelantado una duración máxima y sé inflexible. (Ten claro que a partir de 20 minutos es un despilfarro de dinero, tiempo, energía…)
4. Comunica por adelantado el porqué de la reunión. Su objetivo.
5. Exige puntualidad y cierra la puerta si alguien llega tarde.
6. Arranca Meeting Ticker.
7. Y luego acciones, acciones y acciones. Si eres capaz de traducir esa reunión en próximas tareas, tal vez no haya sido una completa pérdida de tiempo y dinero.
8. (Prueba a descubrir las reuniones de pie. En cinco minutos todos vais al grano y son igualmente —más— efectivas.)

Si te convocan a ti a las reuniones:

1. No aceptes ir porque sí o porque te lo han ordenado. Pregúntate si merece la pena que vayas, si de verdad tú vas a aportar algo (por tu puesto o cargo, conocimiento, experiencia…).
2. Antes de ir averigua: cuánto va a durar, qué temas trataréis y si tienes que preparar algún material o documento.
3. Sé puntual.
4. Háblale a tu jefe de Meeting Ticker y convéncele para que lo pruebe.
5. Aporta, sugiere, concreta. Si estás en la reunión es por algo.
6. Cuando salgas por la puerta ten muy clara tu próxima tarea-acción.

Si tienes hoy alguna reunión, prueba a utilizar Meeting Ticker para comprobar cuánto os costará. Sin saber cuánto durará ni cuántos asistiréis, seguro que será bastante.

 

 

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