Reuniones

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Breve manual para organizar tus reuniones

vía Marca la diferencia de Ruben el 25/07/11

Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios  que no deberíamos perder de vista:

1. Optimizar el número de reuniones.

Una reunión tiene un elevadísimo coste para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

2. Optimizar la duración de las reuniones.

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la mismo. Esto aplica especialmente a los "jefes".

4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.

La redacción del acta de reunión es fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se convierta en papel mojado.

Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.
a) Antes de la reunión.

a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es "inevitable". Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.

Si la reunión es de tipo "seguimiento" y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas desde ese momento.

No obstante, se hace necesario un "balance de situación".

a.3 – Elaborar el orden del día.

Un orden del día se compone básicamente de:

- Los puntos a tratar en la reunión.

- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.

- El tiempo dedicado a cada punto.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.

Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión si las hay.

Es muy conveniente incluir en el orden del día diez o quince minutos al final del mismo para cerrar conclusiones y acciones pendientes.

Si soy el responsable de redactar el acta de la reunión (algo normal en el convocante) me suelo reservar un tiempo en mi calendario para redactar la misma ya desde este preciso instante. Habitualmente basta con una media hora ya que se tratará de pasar a limpio las notas que he tomado en la reunión, especialmente en esos quince últimos minutos.

a.4 – Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta.

Ya lo hemos anticipado antes. Es crucial diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

a.5 Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente.

Si vas a discutir un informe adjúntalo en la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones pendientes forman parte también de la misma.

El plazo con el que convoques una reunión es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La antelación mínima son 24h. Tampoco conviene convocar con demasiada antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión hasta el último momento. Al final acabarán leyéndose el informe en el camino a la reunión.

Te aconsejo que no imprimas el material y lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la lectura y preparación del mismo.

b) Durante la reunión.

b.1 – Cuidar la puntualidad.

Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy probable que la reunión acabe siendo un desastre.

Por otro lado es conveniente establecer un tiempo máximo de espera. Si transcurrido ese periodo no están los asistentes necesarios cancela la reunión.

No siempre es tan sencillo; a veces la sala está ocupada por jefes o personal visitante o la que llega tarde es el gerente de tu empresa…No te cortes y, educadamente, recrimina a quien sea su informalidad.  ¿Para qué sirve un sistema de reservas si nadie lo cumple? ¿Para que preparas una reunión si va a ser dinamitada por una endémica falta de organización (que linda con la falta de respeto)? ¡Lucha por lo tuyo!

b.2- Mantener el orden del día.

El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador de la misma su principal objetivo es que la reunión sea útil. Eso supone:

- Tratar todos los puntos previstos.

- Acordar conclusiones por parte del grupo.

- Determinar las acciones a llevar a cabo.

Es conveniente limitar el nº de portátiles, PDAs, etc para evitar distracciones. Lo ideal es que sólo exista el portátil del organizador o de quién este redactando el acta (se puede hacer durante la propia reunión si tienes la práctica suficiente).

c) Tras la reunión.

c.1 – Elaborar el acta de la reunión.

Normalmente las empresas utilizan plantillas de actas de reunión. Se trata de pasar a limpio tus notas de reunión sobre este elemento.

A fuerza de ser pesado, céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo.

Si como te decía en el punto a.3 te has reservado un tiempo para la redacción del acta estarás haciendo esto prácticamente acabada la reunión. Demorar esta labor burocrática (algo muy frecuente) conlleva que para cuando seamos capaces de enviar el acta ya no tenga ninguna utilidad la información contenida en la misma.

Incluye las acciones a llevar a cabo en tu sistema GTD y síguelas. Dales vida ya mismo.

c.2) Enviar el acta.

Envía el acta a todos los que así lo hayas determinado en el punto a.4.

 Organizar reuniones y ser capaz de llevarlas a buen puerto es todo un pequeño arte. Espero que el material aquí citado te ayude en este cometido.

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12 hábitos productivos para el nuevo año

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12 hábitos productivos para el nuevo año

vía El Gachupas de Jero Sánchez el 2/01/11

1. Reduce, tira, borra, regala. Nuestra vida está llena de excesos, cosas que no necesitamos o no utilizamos. Contactos de la agenda y de redes sociales, ropa, objetos personales, lecturas de periódicos y blogs, programas de televisión, software del ordenador… Incluso los minimalistas consumados terminan acumulando con el paso del tiempo. Planea una sesión de 10 minutos a la semana y elimina algo innecesario de tu vida. O por qué no, inicia un proyecto de reducción de objetos personales.
2. Mantén ordenado tu archivo. Un aspecto fundamental para ser más productivo es encontrar lo que necesitas, cuando lo necesitas. Trata de mantener siempre tus archivos en orden, tanto en el ordenador como en papel. Desde el tradicional sistema A-Z hasta el original sistema Noguchi, pasando por mi sencillo método de archivo digital, o el completísimo sistema Firthunands basado en el sistema de la Biblioteca del Congreso. Elige el que mejor se adapte a tu situación, pero no dejes de tener un sistema de archivo.
3. Lleva siempre contigo una grabadora. Las ideas pueden surgir en cualquier momento, y no siempre podemos anotarlas en una libreta. En el coche, el gimnasio o caminando por el parque, a veces la mejor opción para capturar las ideas es una rápida nota de voz. Después pásalas a tu sistema de productividad una vez al día.
4. Lleva un registro de lo que completas. Cuando sientas que no estás siendo suficientemente productivo o te falte motivación para seguir adelante con tus proyectos, echa un vistazo a lo que ya has completado. Cuando estamos inmerso en el día a día, es fácil perder la perspectiva y olvidar todo lo que hemos conseguido. Para ello, puedes llevar una lista de proyectos terminados, o utilizar el registro de tareas completadas de tu programa de productividad favorito.
5. Digitaliza todo lo que puedas. Por muy eficiente que sea un archivo de papel, siempre se podrán encontrar más rápidamente las cosas en su formato digital. Además, reducir el archivo de papel tiene otras ventajas, como por ejemplo salvar árboles, ahorrar espacio físico, facilitar las copias de seguridad de los documentos importantes, agilizar las comunicaciones, etc.
6. Aprovecha los "tiempos muertos". En realidad no existen tales "tiempos muertos", sino espacios de tiempo en los que no tenemos planificado ningún trabajo. Todo el tiempo está muy "vivo". La sala de espera del médico, los traslados en metro o autobús, los minutos anteriores a una reunión… son candidatos excelentes para hacer esas tareas de baja intensidad que llevan días en las listas de próximas acciones. La lectura de un artículo de una revista, felicitar a un amigo por teléfono, consultar de un horario o un precio en Internet, hacer un checklist para el próximo viaje, y muchas más. Aprovecha los tiempos muertos para seguir avanzando.
7. Lee más rápido. La lectura rápida –es decir, la lectura por encima de 400-600 palabras por minuto– es una técnica que nos permitirá aumentar la productividad al leer textos de trabajo y estudio. Informes, artículos de blogs, libros técnicos y todo tipo de textos no literarios deben leerse lo más rápido posible. Al aprender a leer a alta velocidad, no sólo estaremos procesando mucho más material escrito, sino que mantendremos nuestro cerebro en buena forma durante más tiempo.
8. Organízate todos los días. Cada noche antes de ir a dormir repasa tus listas de tareas, actualízalas con las tareas completadas, y selecciona las tareas más importantes que llevarás a cabo en primer lugar al día siguiente. Asegúrate de que las tareas que elijas estén directamente relacionadas con los proyectos y objetivos que te pueden aportar algún valor, o que se han convertido en urgentes por algún motivo.
9. Automatiza siempre que puedas. Es increíble la cantidad de tiempo que podemos ahorrar automatizando algunas tareas. Crea reglas de correo para el spam o los correos que archivas de forma repetitiva, en lugar de revisarlos manualmente; domicilia todos los pagos de servicios en una cuenta de banco, en lugar de ir al banco o entrar a tu cuenta por Internet; utiliza las funciones de Excel para resumir datos o filtrar información. Las posibilidades son virtualmente infinitas.
10. Desconéctate cuando trabajes. Acostúmbrate a aislarte cuando inicies un bloque de trabajo –si utilizas la técnica Pomodoro, debes aislarte durante los 25 minutos que dure cada sesión. Apaga el teléfono móvil; cierra la aplicación de correo, Messenger, Twitter, Facebook…; incluso vete a una sala de reuniones que no esté siendo utilizada si tus compañeros te están interrumpiendo constantemente. El tiempo que dediques a avanzar en tus proyectos debe ser de máxima calidad y concentración.
11. Revisa menos el correo. De forma ideal no sólo deberías mantener cerrado el programa de correo durante las sesiones de trabajo. Deberías hacerlo todo el tiempo que puedas. Comprueba y procesa el correo sólo 2-3 veces al día –un poco más si tu trabajo te obliga a ello. Si algo es urgente seguro te lo harán saber por otros medios ;-) Aprovecha ese tiempo para hacer otras cosas de valor, como archivar, devolver llamadas, leer un blog de tu interés, o salir a dar un paseo y despejarte.
12. Haz copias de seguridad. Incluso si tienes otras formas de conseguir los datos perdidos, siempre será más rápido, seguro y eficiente hacerlo a partir de una copia de seguridad. Además, aunque hoy en día está de moda almacenar todo en la "nube", no todo se puede –o se debe– guardar en Internet. Así que haz copias de seguridad de tus archivos digitales, y también de tus documentos de papel importantes, como contratos, escrituras, pasaporte, documento de identidad, etc. Ya sea como fotocopia o, aún mejor, de manera digital. Créeme, en algún momento agradecerás haberlo hecho.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

ZTD en cuatro pasos

1. Cuaderno de notas
2. Listado de tareas
3. 3 tareas al día de un listado (TMI)
4. Tomar decisiones rápidas y simplificar

ZTD: Zen To Done

De ZenHabits

1. Recopilar. Lleva un cuaderno (o lo que te funcione) siempre encima, donde apuntas ideas, proyectos, tareas o cualquier información que se te venga a la cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a la oficina o tu casa vacíalo en tu bandeja de entrada y lista de tareas.

2. Procesar. Toma decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no la dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada, al menos, una vez al día (correo, mensajes-grabaciones de voz, bandeja física, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba a abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si te lleva menos de dos minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas, calendaio o agenda para hacerlo después.

3. Planifica. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 tareas (TMI) de cosas que quieres hacer. Haz esta lista a primera hora, para quitártelas de enmedio pronto y asegurarse de que están hechas al acabar el día. Cuando las termines, acude a tu lista de nuevo.

4. Ejecuta una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes centrarte en una tarea y no cesar hasta su conclusión. Primero elimina todas las distracciones: correo, internet, teléfono,..., limpia y ten ordenado tu espacio de trabajo. Céntrate en la tarea y si te interrumpen, anótalo y continua con la tarea. No intentes la multitarea.

5. Manten un sistema simple. Mantén listas simples y miralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, en casa, llamadas. ZTD aconseja un sistema lo más sencillo posible para evitar que pases demasiado tiempo manteniendo el sistema de organización y que te centres en ejecutar.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de enrada. De aquí a la lista de tareas, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen en lugar de apilarlas para resolverla o más tarde.

7. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal consiste en revisar los objetivos anuales y en qué se han cumplido esa semana y qué habría que hacer la semana que viene. Una vez al mes y otra al año para completar todas las revisiones.

8. Simplifica. Reduce tus objetos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas puedes sobrecargarte con facilidad y quedar descentrado para realizar las TMI. El ZTD propone revisar los Proyectos y Tareas para ver si se pueden simplificar.

9. Crea rutinas. Por ejemplo, por la mañana: mirar calendario-agenda, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día.

10. Encuentra tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasiones. Este puede ser el último hábito, pero es el más importante.

Más trucos para aumentar la productividad

1. Limitar la lectura de blogs y noticias a una o dos veces al día
2. "Romper" algo de la tarea que estas haciendo en el momento de hacer una pausa para que cuando regreses a ella la afrontes como un reto.
3. Antes de encarar una tarea, planificarla con papel y lápiz. Investiga e infórmate sobre las previsibles trabas que vayas a encontrarte en la misma.
4. Adaptar tu entorno de trabajo a tus necesidades: luz, sonido, comodidad en el asiento, orden y limpieza, accesibilidad a herramientas (virtuales o no)
5. Deshacerse de la mensajería instantánea en los momentos que requieran mayor productividad. Esto es generalizable a todas las posibles distracciones.
6. Responder solo a los correos electrónicos urgentes en los momentos más productivos.
7. Reducir el número de reuniones a las imprescindibles
8. Socialización, al menos cada dos semanas
9. Dejar de trabajar hasta tarde en el trabajo
10. 20 minutos de ejercicio al día, tres veces por semana.
11. Optimizar las herramientas de productividad y trabajo, mejorarlas.